Escrever um e-mail ruim vai arruinar sua carreira? Não. Mas aprender as regras tácitas para escrever e-mails profissionais pode melhorar a sua competência aos olhos de seus colegas.
OK, conversa real. Cometer erros de etiqueta de e-mail no local de trabalho – isso não vai virar sua carreira. Mas aprender as regras tácitas de escrever e-mails profissionais afetará o quão competente você é percebido aos olhos de seus colegas.
E como não há cursos de treinamento padronizados para isso, neste vídeo, vou primeiro compartilhar os benefícios reais de ficar bom em enviar e-mails no local de trabalho e, em seguida, mergulhar nas minhas oito principais dicas de etiqueta profissional de e-mail, muitas das quais Aprendi da maneira mais difícil durante meu primeiro emprego em tempo integral como consultor de gestão. Então vamos começar.
Olá a todos. Meu nome é João e estou realmente honrado por poder fazer parceria com o Blackpilado para este artigo sobre uma paixão nerd minha: etiqueta de e-mail no local de trabalho. Pense na última vez que você recebeu um e-mail mal escrito. Você pode ter que reler algumas vezes para entender o ponto principal, e os itens de ação podem ter sido espalhados por todo o lugar.
Na pior das hipóteses, isso levou a um encadeamento de e-mail desnecessariamente longo de ida e volta que poderia ter sido evitado se o e-mail inicial tivesse sido planejado adequadamente. É aí que reside a beleza de e-mails bem elaborados. Não apenas ajuda você, o remetente, a se mostrar mais capaz, apresentando fortes habilidades de comunicação, mas também economiza muito tempo do leitor, apenas apresentando informações relevantes para eles.
Então, sem mais delongas, meu primeiro passo é ter uma chamada para ação, quando apropriado, na linha de assunto do e-mail. A maioria de nós está familiarizada com uma “ação necessária” genérica nas linhas de assunto, certo? Minha recomendação é apenas dar um passo adiante e incluir exatamente o que você precisa que o destinatário faça e o tempo estimado para que ele faça isso.
Por exemplo, em vez de escrever “Ação necessária, feedback para o projeto X”, escreva “Cinco minutos – feedback da pesquisa para o projeto X”. Este pequeno truque lhe dá muito mais contexto. É uma pesquisa para o projeto X. Posso fazer isso muito rapidamente entre as duas reuniões que tenho. Ou, se não for apropriado incluir o tempo estimado, seja específico sobre a frase de chamariz. Por exemplo, em vez de "estimativas de gastos para o quarto trimestre", escreva "Elon para aprovar estimativas de gastos para o quarto trimestre". Assim, Elon sabe o que se espera dele antes mesmo de abrir o e-mail.
Etapa número dois: fique com um tópico de e-mail para o mesmo tópico. Vou ser honesto, fui chamado para isso por uma colega minha, mas estou feliz que ela tenha me contado. Basicamente, eu costumava enviar e-mails separados para o mesmo projeto sempre que tinha uma nova ideia ou pergunta de acompanhamento. Mas se você pensar sobre isso do ponto de vista do destinatário, eles estão perdendo o contexto do segmento de e-mail original e vários novos e-mails sobre o mesmo tópico apenas obstruem suas caixas de entrada desnecessariamente. Portanto, a regra geral aqui é manter a cadeia de e-mail original para qualquer tópico para que todos possam consultar as mesmas informações.
Dica de etiqueta de e-mail número três: explique por que você adicionou ou removeu destinatários em tópicos de e-mail. Há muitas situações em que você precisa adicionar alguém ao tópico de e-mail para obter sua entrada ou retirar alguém para poupar sua caixa de entrada. Uma maneira profissional e fácil de fazer isso é adicionar uma frase no topo do e-mail mostrando claramente quem você adicionou ou removeu. Eu gosto de adicionar parênteses e colocar a fonte em itálico para separá-la do corpo real do e-mail. Dessa forma, os leitores sabem quem são os novos destinatários imediatamente.
A dica número quatro, na verdade, trata de uma grande implicância minha, que é quando os remetentes incluem muitas informações na frente, mas o que eles realmente estão tentando obter ou pedir está no final do e-mail. Para evitar isso, sempre inclua seu ponto principal primeiro, seguido pelo contexto. Basta comparar estes dois e-mails:
“Oi Maria, meu nome é João e estou na equipe de marketing de produto. Estamos preparando um deck de previsão para o chefão e ele está procurando os números de projeção de receita para o carro elétrico secreto que será lançado em breve. Posso incomodá-lo para extrair esses dados para mim?”
“Oi Maria, por favor, posso incomodá-la com os números de projeção de receita de carros elétricos? Contexto: a equipe de marketing de produto está atualmente preparando um deck de previsão para o chefão e esperamos usar as projeções para lutar por mais orçamento. Seria incrível obter números de 2025 a 2030 em um formato de Planilhas Google.”
Ao empurrar o contexto de volta, estamos dando à outra pessoa a opção de ler a parte não tão importante do e-mail. Muitas vezes, quando estamos enviando um e-mail para alguém mais sênior do que nós, nos sentimos obrigados a explicar por que estamos enviando um e-mail logo no início, para que não pareça que estamos incomodando. Isso é realmente contraproducente, porque se a pessoa é muito sênior, ela provavelmente só quer saber sobre o que você está enviando e-mails para que possam lidar com isso e seguir em frente com seus próprios horários.
Dica número cinco: Se você receber um e-mail com muito conteúdo desorganizado, resuma os principais pontos do remetente para eles em sua resposta. Então, se você receber um e-mail de alguém que claramente não assistiu a este vídeo e eles lhe enviaram uma mensagem longa, prolixa e complicada que você tem que reler algumas vezes, você quer fazer duas coisas.
Número um, envie-lhes este vídeo. Número dois, reserve alguns minutos para identificar e agrupar temas comuns de seus e-mails e resuma a mensagem em algumas frases antes de responder a qualquer coisa que eles estejam enviando por e-mail. Isso não apenas ajuda você a confirmar que sua compreensão está correta, mas a outra parte apreciará o esforço extra que você fez para ajudá-la a organizar seus pensamentos.
Dica de etiqueta de e-mail número seis: Hyperlink o que for possível. Esta é outra implicância minha. Se você estiver compartilhando um link com alguém por e-mail, você realmente deve levar alguns segundos extras para pressionar Command K no Mac ou Control K no Windows e hiperlinkar o site ou vídeo externo. Isso não apenas parece muito mais limpo para o destinatário do que apenas colar o link grande e desajeitado, mas também diminui as chances de você cometer um erro adicionando uma letra extra ou excluindo uma no URL original.
Dica número sete: altere sua configuração padrão para “responder” em vez de “responder a todos”. Este é honestamente o lado avesso ao risco de mim falando. Da maneira que penso sobre isso, digamos que sua resposta a um e-mail com pressa e você cometa um erro, o dano está contido nesse destinatário porque sua configuração padrão é responder a uma pessoa em vez de responder a todos. Esta é uma configuração padrão nos clientes de e-mail mais populares e geralmente você pode encontrá-la na seção de configurações gerais.
Dica de etiqueta de e-mail número oito: Altere a opção “desfazer envio” para 30 segundos. Então você pode não saber disso, mas a lei de Murphy quando se trata de enviar e-mails no local de trabalho é que você sempre detectará seus erros 10 segundos após o e-mail já ter sido enviado. Todas as piadas à parte, tenho certeza que todos nós já estivemos lá. Enviamos um e-mail, entramos na pasta de e-mails enviados para ler do ponto de vista da outra pessoa e percebemos que algo está errado.
Novamente, essa é uma configuração padrão com a qual você pode brincar em todos os aplicativos de e-mail. Em vez dos cinco segundos padrão de desfazer o envio, por exemplo, atualize para 30 segundos para uma boa medida.