Com um choque repentino em março de 2020, milhões de americanos que podiam fazer seu trabalho virtualmente estavam descobrindo que estavam fazendo seu trabalho virtualmente. De acordo com um estudo da Pew Research, antes desse turno, cerca de 20% dos trabalhadores que podiam trabalhar remotamente o faziam; esse percentual subiu para 71%.
Essa mudança aconteceu com muito pouco aviso e deu aos funcionários pouca ou nenhuma escolha no assunto. Mas agora, à medida que as organizações estão migrando para o escritório , muitos funcionários terão mais opções do que nunca.
Se você se encontra na situação em que agora pode ou precisa ter um horário presencial pessoalmente a cada semana e se sente incerto sobre o que deve solicitar, aqui estão algumas estratégias que podem ajudar a orientar suas decisões de programação híbrida. Como coach de gerenciamento de tempo, acho que considerar esses quatro fatores-chave pode capacitá-lo a maximizar sua produtividade geral quando estiver (parcialmente) de volta ao escritório.
Que tarefas eu prefiro fazer no escritório?
Algumas das funções de negócios mais importantes acontecem de forma mais eficaz pessoalmente. Você vai querer estar literalmente “à mesa” quando se trata de decisões estratégicas de alto nível e negociações sempre que possível. O que é comunicado e não comunicado virtualmente é substancialmente diferente do que pessoalmente.
Mas mesmo que você não esteja tomando decisões que mudem o jogo, há tarefas que você pode preferir fazer no escritório. Por exemplo, se você tiver reuniões de projeto que exijam resolução de problemas, tomada de decisões , revisão de objetos tangíveis ou alto conteúdo emocional, é melhor fazê-las pessoalmente. Programe seus dias no escritório para quando essas reuniões de projeto forem realizadas. E se você tiver alguma autoridade sobre essas reuniões, considere pedir a outros membros da equipe que tentem chegar ao escritório nesses dias também. Você também pode flexibilizar essas preferências ao longo do tempo. Por exemplo, faça com que todos se encontrem pessoalmente quando você estiver iniciando o projeto, faça reuniões virtuais para atualizações padrão e, em seguida, incentive as pessoas a comparecer pessoalmente novamente quando for a hora de uma revisão mais aprofundada das entregas.
Quando minha equipe precisa de mim?
Para maximizar a produtividade de sua equipe, você também deve identificar que tipo de interação (pessoal ou virtual) será mais eficaz. Se você perceber que alguns de seus colegas - e especificamente seus subordinados diretos - compreendem melhor o que você está dizendo e podem reter e responder às informações de forma mais adequada quando você está pessoalmente, tente planejar algumas dias para alinhar com quando esses indivíduos também estarão presentes. Trinta minutos passados pessoalmente podem poupar horas de dor de cabeça por causa da comunicação escrita e telefônica não lida ou mal compreendida. Como alternativa, se você descobrir que alguns de seus colegas compreendem melhor as informações por escrito ou por meio de outro método virtual, continue realizando essas reuniões remotamente e reserve seu tempo no escritório para outras atividades.
Apesar de ter aprimorado nossas habilidades de comunicação virtual durante a pandemia, as pessoas podem ter preferências por comunicação pessoal, reuniões presenciais ou opções remotas, portanto, considere o que faz sentido para cada indivíduo em sua equipe ao analisar sua agenda.
Como posso maximizar minha produtividade?
Os dois primeiros fatores que compartilhei têm a ver com maximizar a produtividade do seu trabalho de projeto e de sua equipe. Mas os dois fatores finais são sobre maximizar sua produtividade pessoal, começando com o gerenciamento de sua energia.
Se você tem tendências mais introvertidas , pode achar eficaz não fazer mais do que dois dias seguidos no escritório. Por exemplo, talvez você tenha decidido ir na segunda, terça, quinta ou segunda, quarta, sexta. Ao intercalar seus dias no escritório com os dias em casa, você se dá a oportunidade de recarregar com menos estímulo de outras pessoas em seus dias remotos. Você também pode agrupar suas reuniões nos dias em que estiver no escritório para que seus dias de trabalho em casa tenham períodos mais longos ininterruptos para realizar seu trabalho solo.
Por outro lado, se você tem tendências mais extrovertidas, ir ao escritório vários dias seguidos pode não ser um problema. E você pode ficar energizado em geral marcando reuniões tanto no escritório quanto em casa, para ter oportunidades de se conectar com as pessoas diariamente. Quando estiver trabalhando remotamente, marque algumas reuniões no início do seu dia de trabalho para se preparar e depois novamente à tarde, quando sua energia começar a diminuir.
Quando me sinto menos motivado?
Mesmo antes do êxodo do escritório, percebi que meus clientes de coaching tendem a ter tendências de motivação ao longo da semana. Para alguns, eles começam na segunda-feira de manhã com um estrondo, mas na sexta-feira à tarde é extraordinariamente difícil para eles realizar qualquer trabalho substantivo. Para outros, é o contrário: demora um pouco para começar a trabalhar na segunda-feira, mas na sexta-feira eles estão eliminando as coisas da lista com facilidade e trabalhando até as 18h ou 19h da noite.
O trabalho remoto também pode afetar esses níveis de motivação, especialmente se você for mais jovem. O mesmo estudo da Pew Research que mediu a grande mudança para o trabalho remoto, descobriu que 42% dos trabalhadores de 18 a 49 anos disseram que tem sido difícil se sentir motivado a fazer seu trabalho remotamente. E a porcentagem é ainda maior para jovens de 18 a 29 anos, com 53% deles dizendo que tem sido difícil para eles se motivarem a fazer seu trabalho quando não estão pessoalmente com seus colegas. (Isso contrasta com apenas 20% dos trabalhadores com 50 anos ou mais se sentindo da mesma maneira.)
Use o tempo no escritório para animar aqueles momentos em que você está se sentindo menos motivado. Assim como ir à academia pode tornar muito mais fácil malhar, ir ao escritório torna muito mais fácil fazer o trabalho para algumas pessoas. Se você achar que está mais motivado quando está perto de outras pessoas e desaparecer à medida que a semana avança, solicite dias de expediente regulares na quinta e sexta-feira. Se você achar que o oposto é verdade e sabe que fará muito mais se for na segunda e na terça-feira, faça disso o seu objetivo. Saiba quando você precisará de alguma pressão positiva dos colegas e planeje sua programação híbrida de acordo para grandes aumentos de produtividade.
Com cada vez mais organizações voltando ao escritório, você provavelmente está enfrentando a possibilidade de um cronograma que une o trabalho presencial e remoto. Considere esses quatro fatores ao tomar sua decisão sobre quando estar no escritório para que o retorno ao local de trabalho funcione para você.